PENGELOLAAN ARSIP VITAL

PENGANTAR PENGELOLAAN ARSIP VITAL

KB 1 LATAR BELAKANG PENGELOLAAN ARSIP VITAL

·  Arsip  berdasar fungsinya: arsip dinamis→ informasi dlm arsip tsb msh digunakan &dimanfaatkan scr langsung olh organisasi → aktif & inaktif

2. Arsip statis → disimpan permanen krn pny nilai historis

·  Bbrp pengertian ttg arsip dinamis :

1. William Shaffady → arsip dinamis/ records berisi informasi yg terekam dlm format, media, serta dg metode apapun, baik manual maupun otomatis

2. Jay Kennedy→ arsip adl informasi yg terekam dlm bentuk apapun, trmasuk data dlm system computer, dibuat dan diterima, dikelola olh organisasi/prorangn dlm rangka transaksi kegiatan atau melakukan pekerjaan dan disimpan sbg bukti kegiatan

3. Betty Ricks → arsip adl informasi terekam, apapun media atau karakteristiknya, yg dibuat atau diterima olh suatu organisasi yg berguna dlm kegiatan orgnssi

·  Bbrp pengertian Arsip dinamis aktif :

1. Arsip aktif → menurut International Coundil of Archives/ICA, adl informasi yg terekam /records yg scara tetap digunakan utk mendukung pelaksanaan kegiatan badan, lembaga, organisasi.

2. Menurut Kennedy, adl arsip yg msh srg dirujuk dan ditemukan atau yg berisi informasi yg sngt berkaitan dg keg orgnisasi

3. Menurut ARMA, arsip aktif sbg arsip yg scra tetap msh dirujuk dan diperlukan utk kegunaan organisasi saat ini

4. Betty Ricks, suatu arsip dikatakan aktif apabila arsip tsb digunakan scra terus menerus (regular basis), sedangkan arsip dipertimbangkan mnjdi inaktif jika digunakan kurang dari 10 kali dlm 1 tahun

·  Arsip aktif yg tercipta mayoritas bbentuk kertas, dan merupakan produk dr adanya kegiatan korespondensi antara satu pihak dg pihak lain

·  Arsip korespondensi inilah yg tingkat akumulasi arsipnya sngt tinggi. Bbrp jenis arsip korespondensi adl sbb

1. Formulir → berfungsi utk mengumpulkan informasi dan mendistribusikan atau mengkomunikasikan informasi tsb kpd pihak yg berkepentingan

2. Laporan → sarana/alat pertanggungjawaban thd kegiatan

3. Manual

4. Surat

·  Filling plan→ rencana pengklasifikasian utk menyusun, menyimpan, dan menemukan kembali arsipnya

·  Administrasi, scr umum → diartikn sbg kerjasama antara dua orang atau lebih dlm mencapai suatu tujuan yg telah ditentukan

·  Administrasi , arti sempit → kegiatan yg berhubungan dg tulis menulis dan catat mencatat , srg disebut pekerjaan administrative/perkantoran

·  R.J. Alvaro( mantan pres panama) menyatakn Pemerintahan tanpa arsip ibarat tentara tanpa senjata, dokter tanpa obat, petani tanpa benih, tukang tanpa alat

·  Fungsi arsip dalam aktivitas manajemen: arsip sbg sumber informasi yg dpt dipergunakan utk menunjang aktivitas manajemen( perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan), berfungsi dlm perumusan kebijakan dan pengambilan keputusan

·  Betty Ricks → arsi aktif berjumlah 25% dr seluruh arsip yg tercipta, 10% kategori permanen, 30% kategori inaktif, dan 35% tdk mmpunyai nilai guna lagi/ hrs dimusnahkan.  Jumlah arsip dinamis, terdiri dr 25% arsip aktif, 35% inaktif, jadi 60% arsip dinamis

·  Alas an pentingnya pengelolaan arsip vital:

1. Alas an ekonomis→ jika arsip itu hilang/rusak, maka bkan tidak mungkin bagi organisasi utk mengeluarkan biaya yg besar. Butuh pengeluaran ulang utk menciptakan arsip vital yg dimaksud.

2. Alas an hukum→ setiap organisasi memerlukan status hokum, entah itu terkait dg keberadaan, eksistensi maupun hubungannya dg organisasi lain. Dan itu semua bukti legal organisasi. Keberadaan organisasi lebih diakui bila ada bukti legal shg dpt dipertanggungjawabkan. Ketiadaan bukti legalitas akn mmengaruhi perkembangan organisasi. Dg dimilikinya bukti2 legal, akn mempermudah bgi organisasi dlm menjalankan kegiatan operasional

3. Alas an politis → informasi yg trdapat pd arsip seringkali menyangkut rahasia organisasi, baik yg menyangkut kebijakan maupun privacy org2 dlm organisasi. Arsip2 perlu dikelola scr  khusus dg tujuan spaya tdk ada pihak lain yg tdk berhak mengetahui informasinya. Pengelolaannya cenderung politis terkait dg kepentingan organisasi. Arsip vital ini informasinya harus tetap disimpan selama berdirinya organisasi

·  Manajemen arsip dinamis /records management merup pengembangan dari konsepsi daur hidup arsip yg bru diperkenalkan di USA thn 1934

·  Mina M Johnson dan Norman F Kallaus mmberikan pengertian manajemen arsip dinamis sbg daur hidup arsip dari penciptaan, melalui processing, pemeriksaan, pemeliharaan, dan perlindungan sampai pemusnahannya

·  Patricia E Wallace memberikan arti manajemen arsip dinamis sbg pengendalian scr sistematik atas daur hidup arsip dari penciptaan sampai dg pemusnahan akhir atau penyimpanan arsip scr permanen

·  Dari sekian banyak pendapat ttg arsip dinamis, hnya Michael Ropper lah yg menyinggung arsip vital, yaitu:

1. Records Creation (penciptaan), yg meliputi: form design( desain formulir), forms management( manajemen formulir), persiapan dan manajemen korespondensi, reprts management( manajemen pelaporan), dan system informasi manajemen

2. Records Use and Maintenance( penggunaan dan pemeliharaan arsip, al: filling and retrieval systems(pemberkasan dan temu kembali), files management( manajemen pemberkasan), mail and telecommunication management( manajemen surat dan telekomunikasi), selection and management of office copying machine( seleksi dan manajemen mesin copy perkantoran, system analis,vital records program( program arsip vital), records centre( pusat arsip)

3. Records Disposal ( penyusutan arsip), al: identification and description of records series( identifiksi dan deskripsi seri arsip), development of records retention and disposal schedule( pengembangan jangka simpan arsip dan jadwal penyusutan), records appraisal (penilaian Arsip), records destruction( pemusnahan rekod), transfer of records to archives( pengalihan arsip mnjadi arsip statis)

KB 2 PERLUNYA PERLINDUNGAN ARSIP VITAL

·  Arsip vital merup arsip dinamis yg memerlukan perlakuan khusus baik dlm hal pengamanan maupun perlindungan krn informasi yg dimilikinya sngt terkait dg keberadaan dan kelangsungan organisasi itu sndiri

·  Tindakan preventif ataupun pencegahan cenderung dilakukan ktika terjadi suatu peristiwa yg mengakibatkan kerusakan atau kemusnahan arsip, dan bukan dilakukan sebelum terjadi peristiwa tsb

·  Pengelolaan arsip vital adl pengelolaan arsip yg diperuntukkan scra khusus bagi arsip2 yg pny informasi bernilai vital sejak arsip diciptakan, disimpan,dipelihara

·  Bbrp contoh peristiwa besar atau kasus bencana: 1. Bencana alam    2. Akibat ulah manusia (pengeboman WTC)→ bisa jga krn kelalaian

·  Demi manjamin kelangsungan kegiatan organisasi, pengelolaan scra terprogram thd arsip yg sngt penting, sbg bukti penyelenggaraan kegiatan organisasi yg berfungsi sbg alat bukti akuntabilitas, alat bukti hokum, dan memori organisasi

·  Perhatian pemerintah sngt besar dg dikeluarkannya Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara RI No SE/06/M.PAN/3/2005 ttg Perlindungan, Pengamanan, dan Penyelamatan Dokumen Arsip Vital Negara thd musibah/Bencana. Ditindak lanjuti olh Arsip Nasional RI dg dikeluarkannya Peraturan Kepala Arsip Nasional RI No 06 th 2005 ttg Pedoman Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara

PENGERTIAN ARSIP VITAL

ARTI DAN DEFINISI ARSIP VITAL

·  Kata kunci dari bobot informasi guna menyimpan arsip tsb adl ‘kepentingan bagi organisasi’→bahwa setiap organisasi selaku pemilik arsip haruslah memahami scr terperinci akan manfaat dari arsip yg akan disimpannya

·  Arsip vital dpt diartikan sbg informasi yg terekam didlm media rekam apapun, yg isis informasinya sngt penting dan melekat pd keberadaan organisasi, yg didalamnya trkandung informasi mengenai status hokum, hak dan kewajiban, serta asset organisasi shgga jika arsip tsb hilang, tdk dpt tergantikan dan akan menghambat kegiatan operasional serta mengancam keberdaan dan kelangsungan organisasi.

·  Bbrp definisi ttg arsip vital:

1. Arsip vital adl arsip dinamis yg essential dan mempunyai fungsi berkelanjutan pd suatu organisasi, baik sebelum maupun sesudah adanya keadaan darurat ( emergency) dan arsip tsb hrs dilindungi scra baik krn terkait dgn organisasi, pekerja, pimpinan sbg penentu kebijakan, konsumeN& masyarakat (IRA PENN)

2. Arsip vital adl arsip yg diperlukan utk kelanjutan operasional organisasi bila terjadi suatu bencana  ( Suzan Diamond)

3. Arsip vital = arsip tingkat atau kelas satu, merup arsip yg diperlukan utk kelangsungan aktivitas suatu organisasi stlh adanya suatu keadaan darurat( Marry R)

4. Arsip vital adl arsip dinamis yg vital bagi jalannnya sebuah instansi atau perusahaan krn tanpa arsip vital instansi/perush tdk dpt beroperasi ( Sulistyo Basuki)

5. Arsip vital adl arsip dinamis(records) yg esensial thd kelangsungan suatu bisnis, arsip kelas satu (Betty Ricks)

6. Adl arsip trtentu yg berisi informasi yg sangat diperlukan bagi kelangsungan misi kegiatan penting, yaitu proses bisnis/kegiatan dan aktivita pntg (William S)

7. Adl arsip dinamis (records), dmn tnpa arsip tsb organisasi tdk dpt melanjutkn kegiatannya ( Jay Kennedy, Cheryl Schaeder)

8. Adl arsip esensial yg digunakan utk kelangsungan kegiatan bisnis pd saat terjadinya bencana ( Patricia E Wallace)

·  Aspek2 arsip vital:

1. Aspek fungsi →memiliki fungsi yg berbeda2 sesuai dg informasi yg dikandungnya. Dalam konteks arsip vital, maka informasinya msh berfungsi dinamis,

2. Aspek situasi → terkait erat dg kondisi atau situasi, baik yg pernah sedang maupun nantinya akan terjadi dlm organisasi. Krn situasi, suatu arsip akn berfungsi bgi organisasinya. Situasi yg dimaksud hrs diartikan scr luas, menyangkut kondisi lingkungan dalam maupun luar organisasi

3. Aspek resiko → pendekatan biaya; resiko yg dimaksud tdk terbatas pd kerugian yg dialami olh organisasi, tetapi juga lingkungan yg terlibat dlm organisasi, tmasuk pelaku2nya baik pd waktu trtentu maupun waktu2 selanjutnya, sedangkan yg tdk beresiko, tdk berdamapak pd organisasi.

·  Arsip vital dalam arti sempit adl arsip VIP atau arsip kelas satu. → memperoleh layanan terlebih dahulu dan perlu dilindungi disbanding arsip2 lainnya

·  Arsip vital dlm arti luas adl mencakup aspek2 yg telah dijelaskan, yaitu fungsi, situasi, dan resiko. Apabila diartikan lebih luas maka keberadaan arsip vital baik scra fisik dan informasinya dlm kondisi apapun trmasuk musibah atau bencana merupakan prasyarat demi berlangsungnya kegiatan operasional krn arsipny tdk dpt diperbarui atau ditemukan di tempat lain

·  Berdasar rumusan( art sempi maupun arti luas), terdapat titik persamaan yaitu adanya perlindungan di dalam pengelolaanya

KB 2 CIRI2 DAN FUNGSI ARSIP VITAL

·  Ciri2 arsip vital:

1. Harus ada demi kelangsungan hidup organisasi

2. Fisik dan informasinya memerlukan perlindungan dan pengamanan

3. Fisik arsipnya tidak dapat tergantikan

4. Merupakan asset bagi organisasi/ kekayaan

5. Memiliki fungsi dinamis, krn informasinya msh diperlukan sbg alat dasar manajemen

6. Diklasifikasikan sbg arsip tingkat/kelas satu, mksudnya perlakuan yg berbeda

·  Ciri2 di atas dimaksudkan bahwa arsip vital hrs benar2 bernilai guna, yg scra proporsional utk pertanggungjawaban → Gerald J Kane

·  Fungsi arsip vital :

1. Arsip vital sbg memori organisasi→ merup dasar kebijakan dan strategi bagi organisasi pd masa2 yg akn dating selama organisasi msh ada

2. Arsip vital sbg bukti hokum dan menunjang litigasi → sanagt dibutuhkan dlm proses pengadilan yg memperkarakan pidana atau perdata

3. Arsip vital sbg asset utk melimdungi kepentingan hak pribadi maupun hak lainnya

IDENTIFIKASI ARSIP VITAL

PENDEKATAN DALAM IDENTIFIKASI ARSIP VITAL

·  Identifikasi arsip vital merupakan kegiatan awal utk mengenali sekaligus menentukan arsip2 mana yg memiliki oleh suatu organisasi yg dpt dikategorikan arsip vital, mengingat kuantitas arsip akn terus bertambah sejalan dgn semakin banyaknya aktivitas yg dilakukan olh organisasi

·  Utk melakukan identifikasi arsip vital maka ada bbrpa pendekatan/cara pandang kita memahami suatu persoalan, al:

1. Analisis organisasi →suatu analisis thd fungsi2nya yg dimiliki oleh organisasi. Dalam melakukan analisis organisasi brarti kita diminta utk dpt mencermati fungsi2 yg dimiliki oleh organisasi.  Kegiatan identifikasi arsip vital dpt dilakukan dgn cara mengetahui dan memahami hal2:

a. Tugas dan fungsi organisasi melalui struktur organisasi → perhatikan strategi organisasi, personel/SDM, dan ukuran organisasi

b.Fungsi2 organisasi :Fungsi2 operatif/ substantive dan fasilitatif → :

A.        Fungsi operatif/substantive → memiliki peran sentral did lm pencapaian tugas, fungsi2 ini berusaha mewujudkan tujuan organisasi  yg telah dirumuskan  → tergambar dlm struktur organisasi

B.        Fungsi fasilitatif → berusaha memperlancar segala apa yg dibutuhkan oleh satuan2 kerja yg menjalankan fungsi operatif/substantive

c. Kebijakan dan strategi organisasi

2. Penggolongan klasifikasi arsip, :

a. Menurut Betty Ricks (sama dg Patricia Wallace)memberikan definisi klasifikasi sbg penggolongan arsip berdasar kepentingan organisasi yg meliputi:

A. Arsip vital/ arsip kelas satu → arsip dinamis yg sangat penting bgi kelangsungan hidup organisasi

B. Arsip penting/ arsip kelas dua → arsip dinamis yg diperlukan utk melanjutkan kegiatan organisasi ataupun utk menyelesaikan masalah. Dpt diganti dg duplikasi.Umumnya berkaitan dg kegiatan sehari2. Cth: surat perintah, laporan keuangan, bukti pembayaran, catatan produksi, daftar gaji, inventaris

C. Arsip berguna/bermanfaat/ kelas tiga → agar kegiatan organisasi tdk terganggu. Dpt diganti, krn informasinya dpt diperoleh dr sumber lain. Cth arsip2 korespondensi, bukti referensi bagi organisasi, dsb

D.Arsip yg tdk berguna/kelas tiga, cth: surat permintaan yg sudah ditindaklanjuti, pengumuman yg sdh dilaksanakan,  ucapan terima kasih, dsb

b.Pendekatan lain: arsip vital( arsip vital dan arsip penting) dan arsip nonvital ( arsip berguna dan arsip tdk berguna)

3. Analisis resiko/ untung ruginya bagi organisasi → berusaha menganalisis dg menghitung biaya yg dikeluarkan utk mengelola suatu arsip dg mambandingkan pengeluaran biaya apabila arsip ini tidak diketemukan

KB 2 TAHAPAN KEGIATAN IDENTIFIKASI ARSIP VITAL

·  Tahapan2 kegiatan identifikasi arsip vital yg perlu direncanakan dan dilakukan,:

A. Pembentukan tim kerja → menitikberatkan kpd tersebarnya seluruh anggota di setiap masing2 satuan kerja

B. Pendataan ,atau survey merupakan teknik pengumpulan data mengenai arsip vital pd setiap satuan2 unit kerja scra menyeluruh, al: 1. Analisis organisasi, 2. Pengklasifikasian arsip  3. Analisis resiko/ untung rugi.

üMenurut Betty Ricks survey arsip vital merupakan suatu cara teknik pengumpulan informasi ttg arsip. Adapun data yg diperoleh: macam2 arsip yg dimiliki, lokasi penyimpanan, criteria(aktif,inaktif), vital atau tidaknya arsip.

üTerdapat 3 cara dlm melakukan inventarisasi arsip vital:

1.Melakukan inventarisasi fisik arsip pd tempat penyimpanan arsip, baik di central file maupun records centre, scr terperinci pd seluruh arsip &informasiny

2.Meninjau kembali berbagai fungsi organisasi dr setiap pertanggungjawaban yg ada pd unit kerja yg menyangkut arsip vital utk kepentingan operasional

3.Mengembangkan dan mendistribusikan kuesioner inventarisasi arsip yg ditujukan ke setiap unit kerja dgn melakukan identifikasi arsip2 vital yg dimilikinya

üSarana yg digunakan dlm melakukan pendataan berupa formulir, dimana informasi ttg arsip vital dicantumkan → formulir survey arsip vital

C. Pengolahan data,  yaitu mengolah dan menguji hasil pandataan arsip dg menggunakan bantuan sarana formulir pendataan arsip vital, dgn bbrp pendekatan:

1.Analisis hokum, dgn bbrp pertanyaan:

a. Apakah arsip scra legal mengandung hak dan kewajiban atas kepemilikan Negara/ warga Negara/organisasi

b. Apakah hilangnya arsip tsb akn menimbulkan tuntutan hokum

c. Apakah arsip yg mendukung hak2 hukum individi/ organisasi bila hilang, duplikasinya hrs dikeluarkan dlm bntuk pertanyataan di bawah sumpah

2.Analisis resiko, : a. jika arsip tdk ditemukan, brp lama waktu yg dibutuhkan dan brp besar biaya rekontruksi

b.brp lama waktu produktif yg dihadapi organisasi ktka arsip tdk ditemukan, dan brp besar biaya akibat hal tsb

c. brp banyak kesempatan utk mmperoleh keuntungan yg hilang akibat hilangnya arsip

d. brp besar total kerugian yg dialami dg tdk adanya arsip ini

D.Penyusunan daftar arsip vital → daftar ini jga perlu dievaluasi setiap tahunnya mengingat arsip2 yg telah dikategorikan vital ini tentunya tdk akn selamanya menjadi arsip vital organisasi, mengingat sepanjang organisasi msh melakukan aktivitas operasional maka dimungkinkan terjadi penambahan kepemilikan arsip2 yg dikategorikan vital atau bahkan sebaliknya ada beberapa arsip yg kualitas informasinya sdah mulai menurun seiring munculnya arsip2 yg baru

MANAJEMEN KEADAAN DARURAT (EMERGENCY MANAGEMENT ) DAN ARSIP VITAL

KB 1 KONSEP DASAR TENTANG MANAJEMEN KEADAAN DARURAT (EMERGENCY MANAGEMENT)

·  Hasil survey Communication News menyatakan 85% organisasi sudah menerapkan emergency management walau blm keseluruhan tahapan scra sempurna

·  Emergency management → merup pendekatan yg terencana utk mencegah bencana, persiapan, dan tindakandalam menghadapi keadaan darurat, serta pemulihan setelah terjadinya keadaan darurat atau bencana.

·  Emergency atau daraurat adl suatu kejadian yg mengakibatkan kerugian organisasi yg terjadi dg tdk terduga, dimana diharapkan pegawai melakukan tindakan utk menyelamatkan asset organisasi serta menjaga kegiatan organisasi agar dpt terus berjalan

·  Terdapat 3 tipe bencana ( menurut  Gerar Hoetmer) yaitu: 1. Bencana alam → gempa bumi, angin rebut, angin topan, banjir.  

2.Bencana teknologi → krn kesalahan manusia/human error : kecelakaan, kesalahan konstruksi, atap bocor, pipa pecah, kabel listrik

3. Sipil → kegiatan masyarakat yg sifatnya destruktif/merusak yg dpt mengakibatkan kerugian, kecelakaan, bahkan kematian.: pencurian, spionase, vandalism, teroris, kerusuhan dan perang

·  Tahapan atau fase emergency management :

1. Fase pencegahan/prevention, → rancangan manajemen keadaan darurat dlm rangka mengambil langkah2 mencegah arsip dan informasi dari bencana.

Manajemen resiko adl istilah lain yg dipergunakan utk fase pencegahan ini, meliputi identifikasi lokasi yg beresiko, tipe resiko., perbedaan resiko dg tindakan

2. Fase persiapan/ preparation→ prasyarat utk tahapan respons atau tanggap dlm keadaan darurat.al: pengembangan dan updating rencana manajemen keadaan darurat, tests system emergency, pelatihan pegawai, serta penyediaan alat yg diperlukan dlm keadaan darurat, training, simulasi, dan mengetes rancangan/plan

3. Fase tindakan( response) → kegiatan menghadapi suatu keadaan darurat→ inisiatif seluruh sumber baik manusia, dana, dan sarana dlm melindungi dan menyelamatkan organisasi dari kerugian. Meliputi: menghubungi tim tanggap darurat, member tahu pihak terkait, mengamankan fasilitas, mengeluarkan press release, melaksanakan system.

4. Fase pemulihan/ recovery → meliputi mengumpulkan dan memperbaiki semua sumber dan kegiatan setelah terjadi bencana. Spt: dehumidifying arsip, penyimpanan informasi ked lm computer, dan mengembalikan arsip vital dari penyimpanan offsite

·  Keuntungan dari rancangan manajemen keadaan darurat( emergency management planning):

1. Memulai kembali kegiatan secara cepat ( quick resumption operation)

2. Memperbaiki tingkat keselamatan ( improve safety)

3. Melindungi asset vital organisasi

4. Mengurangi biaya asuransi

5. Memperbaiki tingkat keamanan ( improve security)

6. Mematuhi peraturan

7. Mengurangi kesalahan karena panik

·  Manfaat dan kegunaan manajemen keadaan darurat utk arsip dan informasi, yg meliputi:

a. Mengidentifikasi cara preventif menghindarkan musnahnya arsip dan informasi

b. Mengidentifikasi sumber2 informasi dan arsip organisasi

c. Menyiapkan respon yg sistematis atau tindakan/tanggapan thd bencana yg membahayakan arsip dan informas

d. Mengidentifikasi pegawai yg merespons/ tindakan thd bencana dan peran mereka

e. Melaksanakan prosedur pemulihan arsip dan informasi yg rusak

f.  Melaksanakan prioritas pemuliham

g. Mengidentifikasi sumber2, spt peralatan, bahan2 dan layanan utk pemulihan

·  4 tujuan utama rancangan manajemen keadaan darurat( emergency management plan) utk arsip dan informasi, :

1. Mengidentifikasi dan melindungi arsip vital organisasi (pencegahan)

2. Mengurangi resiko akibat bencana yg disebabkan kesalahan manusia, perusakan yg disengaja, tdk berfungsinya suatu fasilitas, dan konsekuensi lain akibat bencana ( persiapan)

3. Menjamin organisasi mampu melanjtkan kegiatan scara efektif setelah terjadi bencana dg cara mendayagunakan dan mengaktifkan kebijakan, prosedur, dan sumber2 dlm situasi darurat ( respon/tindakan)

4. Menjamin organisasi mampu pulih kembali dg cara merekonstruksi arsip yg tersisa dan melaksanakn prosedur pemulihan scara terperinci( pemulihan)

·  Dlm pelaksanaan manajemen keadaan darurat scr efektif sngt diperlukan dukungan pimpinan( top management) dan seluruh pegawai organisasi

KB 2 TAHAPAN KEGIATAN DALAM MANAJEMEN KEADAAN DARURAT ( EMERGENCY MANAGEMENT)

·  A. tahap pencegahan (prevention):

1. Melaksanakan proses manajemen resiko : terdiri dari:

a. Analisis resiko → mengidentifikasi kemungkinan kerusakan dan kehilangan arsip dan informasi.meliputi: identifikasi kemungkinan ancaman thd arsip dan informasi dan menganalisis arsip2 yg rentan thd ancaman bahaya dari alam dan ancaman penghancuran yg disengaja (aksi massa), kerusakan akibat tdk berfungsinya sarana dan prasarana serta akibat kesalahan manusia, spt kecerobohan

b.Penilaian resiko / risk assessment, adl kegiatan mengidentifikasi resiko yg ada thd arsip dan informasi. Meliputi:

-    Evaluasi keamanan dan pengawasan fisikdn penilaian thd ancaman yg potensial

-    Melakukan survey utk menentukan letak pengamanan, pengawasan dan perlindungan

-    Mengidentifikasi dan merekomendasikan pengamanan serta pengawasan utk melindungi arsip&informasi

-    Melaksanakan pengamanan dan pengawasan utk melindungi arsip vital

2. Analisis dampak thd organisasi, meliputi: identifikasi proses dampak fungsi2 organisasi yg kritis dan menentukan maksimal kehilangan arsip yg dpt ditoleransi dlm kasus dampak negative yg begitu besar

3. Rancangan pencegahan thd bencana → hrs tertulis disetujui dan dilaksanakan serta dinilai kembali scra periodic →memberi arah utk mengurangi resiko

-    tujuan→ mencegah kehilangan biaya penyelamatan arsip vital dan agar organisasi dpt segera beroperasi stlh bencana

-    komponen utamanya adl kebijakan yg jelas, pengawasan kegiatan pencegahan yg sdg berlangsung, tanggapan serta kegiatan pemulihan

·  B. Tahap persiapan ( preparedness): →adl kegiatan mengembangkan kemampuan utk merespon suatu keadaan darurat.

-   Kegiatan utama preparedness adl mempersiapkan rancangan manajemen keadaan darurat utk arsip dan informasi yg meliputi persiapan, pelaksanaan, kemutakhiran, dan respos thd keadaan darurat

-   Rancangan keadaan darurat bertujuan member dasar tindakan yg sistematis dlm menghadapi ancaman thd organisasi beserta arsip dan informasinya

1. Membentuk tim

2. Mempertimbangkan biaya yg dibutuhkan

3. Menentukan strategi tindakan (respons)

4. Menentukan strategi pemulihan ( recover)

5. Mengumpulkan data

6. Mengembangkan rancangan manajemen keadaan darurat

·   C. Tahap tindakan ( response), meliputi kegiatan yg diambil sebelum, selama atau setelah keadaan darurat utk meminimalkan kerusakan / memperbaiki arsip:

1. Pengenalan thd bencana

2. Menghubungi pihak terkait

3. Melaksanakan rencana yg sudah dibuat

4. Penilaian kerusakan

5. Keamanan /security

6. Contingency

·   D. Tahap pemulihan (recovery), merup pelaksanaan (implementasi) kegiatan dlm jangka pendek utk memeperbaiki arsip vital, meliputi:

1. Penilaian kerusakan

2. Stabilisasi

3. Penyelamatan/ salvage

4. Restorasi (perbaikan)

5. Memulai kembali kegiatan

FAKTOR2 PENYEBAB KERUSAKAN DAN MUSNAHNYA ARSIP

KB 1 KERUSAKAN ARSIP KARENA FAKTOR FISIKA, KIMIA, DAN BIOTA

·  Menurut Plumbe, berbagai perusak arsip dan bahan pustaka utk daerah tropis spt Indonesia yaitu: a. serangga  b. bin pengerat  c. jamur   d. kelembaban   e. debu  f. gempa bumi   g. kekeringan  g. gelombang pasang surut  h. angin topan

·  Meurut Karmidi Martoatmojo, dikelompokkan sbb: 1. Factor fisika  2. Factor biota  3. Factor kimia   4. Factor bencana lam  5. Kaktor manusia

·  Masalah kerusakan fisik arsip sdh dikenal sejak zaman Aristoteles (355 SM) berupa serangan ikan perak(silver fish)

·  Factor fisika → factor yg disebabkan gejala2 reaksi bumi dan sekitarnya: 1. Cahaya  2. Suhu&kelembaban   3. Debu

·  Factor biota → mikro organism yg melekat pd arsip, al: 1. Ikan perak (silver fish) 2. Serangga(kecoa, kutu buku, rayap, kumbang, ngengat)  3. Pengerat 4. Jamur

·  Factor kimia → factor penyebab kerusakan kertas akibat reaksi senyawa2 kimia : 1. Kertas → kandungan asam  2. Tinta→ sumber terbentuknya asam pd kertas

KB 2 KERUSAKAN DAN MUSNAHNYA ARSIP KARENA FAKTOR BENCANA ALAM DAN MANUSIA

·  Pengelolaan arsip vital mnjadi pembicaraan yg menarik memasuki abad ke 20

·  Factor bencana, bencana menurut Liga Palang Merah Internasional  adl situasi bencana yg menyebabkan pola hidup sehari2 tiba2 terganggu dan masyarakat terbenam dlm ketidakberdayaan dan enderitadan akibatnya, memerlukan perlindungan

·  Bencana dibedakan mnjadi 2:

1. Bencana alam akibat peristiwa alam : gempa bumi, gunung berapi, gelombang tsunami, angin topan, badai guru

2. Bencan alam akibat ulah manusia : perang, banjir, kebakaran

·  Factor manusia → merup penyebab kerusakan arsip scra langsung krn manusia (pengelola dan pengguna) kerap bersentuhan dg arsipnya shgga berperan mempercepat kerusakan arsip, al:

1. Ketidak tahuan   2. Kelalaian    3. Kesengajaan → mencoret2

PROGRAM ARSIP VITAL

KB 1 RANCANGAN PROGRAM ARSIP VITAL

·  Sondang P Siagian brpendapat, rancangan ad usaha sadar dan pengambilan keputusan yg telah terhitungkan scr matang ttg hal2 yg akn dikerjakan di masa dpn dalam dan oleh suatu organisasi dlm rangka pencapaian tujuan yg telah ditentukan sebelumnya

·  Louis A Allen menyebutkan bahwa rancangan adl penentuan serangkaian tindakan utk mencapai sesuatu hasil yg diinginkan

·  Dalam pendekatan manajemen, rancangan merupakan suatu kebijakan, sedangkan program adl pelaksanaan. Artinya, program mmpunyai peranan utk melancarkan pelaksanaan dari suatu rancangan

·  Program arsip vital diartikan sbg suatu metode yg sistematis dlm melakukan seleksi, perlindungan dan penyediaan arsip di saat emergency

·  Tujuan program arsip vital al:

1. Menetapkan/ menentukan jenis2 arsip vital

2. Menetapkan siapa yg bertanggungjawab thd pengelolaan arsip vital

3. Mengidentifikasi resiko yg potensial apabila tdk tersedia arsip vital

4. Menganalisis dan mengklasifikasian arsip yg kategori vital

5. Mendesain metode perlindungan arsip vital yg paling tepat

6. Menyeleksi fasilitas penyimpanan arsip vital yg tepat

7. Mengembangkan prosedur operasional thd pengelolaan arsip vital

8. Mengaudit dan melakukan uji coba prosedur program arsip vital

·  Rancangan program arsip vital merupakan kegiatan pengelolaan arsip vital pd tahap awal utk memperoleh dukungan dan persetujuan dari pimpinan organisas

·  Bbrp hal yg diperlukan dlm rancangan  terkait dgn rancangan program arsip vital → Patricia E Wallace, al:

1. Dukungan dan persetujuan top manajemen

2. Penunjukan personal

3. Penentuan jenis arsip vital

4. Penentuan lokasi penyimpanan

5. Penentuan metode penyimpanan

·  ARMA mmberikan hal2 yg hrs dipertimbangkan dlm menentukan dan menyeleksi arsip vital, sbb:

1. Arsip keuangan

2. Arsip pekerja

3. Arsip pabrik

4. Alat/ instrument perundingan, spt catatan, cek, dan surt obligasi

5. Informasi kebijakan asuransi

6. Arsip kepemilikan

7. Kontrak dan persetujuan dg amandemen

·  Dalam pedoman arsip vital yg dikeluarkan Arsip Nasional, yg tmasuk arsip vital diantaranya:

1. Instansi pemerintah→ berkas2 kebijakan strategis, MOU, asset Negara, perkara pengadilan, batas wil neg., provinsi, kab., kota, sertifikat tanah, IMB, hak paten dan hak cipta

2. Perusahaan→ berkas2 kebijakan perush, Rapat umum pemegang saham, asset prush, gambar teknik, piutang lancer, saham/obligasi, neraca rugi laba,risalah

3. Perbankan/asuransi → berkas2 kebijakan, dokumen nasabah/polis, RUPS, risalah rapat, dokumen merger, dan asset perush

4. Lembaga pendidikan tinggi → berkas2 kurikulum, hasil penelitian inovatif, ijasah mahasiswa, pengukuhan guru besar/ senat perti

5. Rumah  sakit→ berkas2 medical records

·  Survey arsip vital→ merup suatu teknik pengumpulan informasi arsip ttg jumlah, tipe, fungsi, pengorganisasian arsip. Adapun yg disurvei adl macam2 arsip yg dimiliki, lokasi penyimpanan, criteria arsip(aktif, inaktif), vital atau tidaknya arsip → Betty Ricks

·  Evaluasi program arsip vital utk menaksir ketidakefektifan kegiatan yg telah berlangsung

KB 2 JADWAL RETENSI ARSIP VITAL

·  Jadwal retensi arsip vital adl program yg memuat jadwal dan prosedur penyimpanan arsip vital milik organisasi/perush/perorangan, yg mengtur masa simpan

·  Tujuan retensi arsip vital: → Sulistyo Basuki

1. Memenuhi keperluan perusahaan: 1. Mengurangi biaya pengelolaan arsip vital   2. Efektifitas tersedianya arsip vital

2. Persyaratan perundang2an

·  Sarana bantu guna menyusun jadwal retensi arsip vital diantaranya adl Formulir Analisis Arsip Vital dan Daftar Induk Arsip Vital

·  Komponen2 dlm jadwal retensi arsip vital: instansi dan unit kerja, lokasi, status, tanggal dan jadwal, series arsip vital&sejarahnya, metode perlindungan, kode arsip, periode retensi, tipe arsip, persetujuan kepala unit kerja

·  Menurut Betty Ricks transfer dan prosedur pemindahan mencakup 3 hal, yaitu tersedianya Daftar Induk Arsip Vital, Transfer Arsip Vital, Prosedur Penanganan Arsip, dan Program Pendidikan Keselamatan

·  Kegiatan transfer arsip merup tindak lanjut dr retensi arsip vital, dilakukan scra periodic

·  Kegiatan menganalisis arsip vital diperlukan dlm rangka menyusun jadwal retensi arsip vital

METODE PERLINDUNGAN ARSIP VITAL

KB 1 PROTEKSI ARSIP VITAL

·  Memproteksi arsip vital, yaitu suatu cara utk mencegah dan menghindari fisik dan informasi arsip vital dri ancaman kerusakan maupun musnah yg disebabkan ol berbagai factor kerusakan arsip, terutama terkait dg adanya bencana

·  Proteksi arsip vital merup tindakan preventif yg dilakukan sblm terjadinya suatu peristiwa yg berdampak kpd rusak dan musnahnya arsip

·  Bbrp criteria dlm melakukan proteksi arsip vital:

1. Memprioritaskan fisik arsip vital agar tetap utuh

2. Informasi arsip vital tersimpan pd setiap satuan unit kerja yg senantiasa memanfaatkan arsip tsb

3. Mudah melakukan pemulihan thd arsip vital bila terjadi bencana

4. Apapun tingkat perkembangan arsip vital, tetap diperlakukan scra khusus

·  Faktor2 yg mempengaruhi penetapan/pemilihan/seleksi metode perlindungan arsip vital:

1. Kebutuhan akses

2. Lamanya masa simpan

3. Kualitas fisik arsip

·  Bentuk2 metode perlindungan arsip vital →menurut Ira Penn, metode perlindungan arsip vital tergantung dr jenis media arsip yg disimpan dg 3 cara :

1. Duplikasi   2. Dispersal     3. Peralatan khusus

·  Sedangkan menurut Betty Ricks ada 4 cara perlindungan arsip, yaitu:  1. Duplikasi   2. Built-in    3. Improved dispersal   4. Vaulting

·  Pendapat lain juga dikemukakan oleh Patricia Wallace

·  Bbrp cara proteksi arsip vital al:

1. Duplikasi (duplication) → salah satu cara utk membuat salinan arsip aslinya serta mengantisipasi keberadaan arsip yg hilang. Duplikasi dapat dilakukan dlm bentuk madia lain selain kertas, spt microfilm, microfiche, dan rekaman magnetic

2. Pemencaran (dispersal) → disarankan berjarak kurang dari 5 mil, dg asumsi bencana tdk diharapkan terjadi di lokasi berbeda. Ada 2 cara pemencaran:

a. Existing dispersal → telah diprogramkan shgga saat duplikasi sdah diketahui jumlah atau lokasi penyimpanan, arsip yg disimpan di lokasi lain(desentralisasi) merup bagian dari suatu prosedur yg telah diprogramkan olh organisasi

b.Improved dispersal → dibuat akibat adanya situasi atau kebutuhan organisasi shga penambahan duplikasi dpt terjadi di luar rencana/program terutama pd lokasi terpisah (desentralisasi)

3. Pemindahan (transfer) → sumber asli arsip dipindahkan ke lokasi penyimpanan arsip vital ( record centre), biasanya yg dipindah adl arsip vital inaktif

4. Peralatan khusus ( vaulting) →adl sarana penyimpanan yg tahan api, tahan air, serta tahan benturan keras shg mmberikan perlindungan dari bahaya (hazards) terbuat dari besi ( vaults) jika perlu berada dlm lokasi ruang bawah tanah

5. Penyimpanan di pusat arsip (records centre) : 1. On-site storage → trdapat di lingkungan organisasi     2. Off-site storage→di luar lingkungan organisasi

·  Records center mmpunyai pengertian :  1. Tmpt penyimpanan arsip2 inaktif yg berasal dr unit2 kerja (central file) dlm suatu organisasi &biasanya jangka lama. 2. Suatu bangunan yg umumnya di desain scra khusus dan di konstruksi utk menyimpan arsip inaktif dg biaya yg murah dan memberikan layanan arsip sblm dimusnahkan utk menjamin keamanan fisik dan informasinya

·  Pengamanan arsip vital memiliki sasaran bgmn suatu organisasi mampu menjamin kerahasiaan informasi arsip vital, mampu menyediakan informasi yg tepat dlm waktu yg cepat serta mencegah upaya akses yg tdk berwenang thd informasi arsip vital

·  Pemeliharaan ruang penyimapanan arsip vital

No	Jenis	Suhu temperatur	Kelembaban
1	Kertas	22-24°C	50-65%RH
2	Foto hitam putih	<21°C	<40%RH
3	Foto berwarna	0-5°C	<40%RH
4	Microfilm	21°C	<40%RH
5	Film cane	1-16°C	30-50%RH
6	Piringan hitam	1-16°C	40-60%RH

·  Tujuan program proteksi arsip vital → mencegah kerusakan dan musnahnya arsip sblm terjadinya bencana

KB 2 PEMULIHAN ARSIP VITAL

·  Sasaran umum rencana pencegahan dan pemulihan bencana →sulistyo basuki) al:

1. Adanya metode yg efektif dan efisien

2. Adanya koordinasi dlm melakukan pemulihan arsip pasca-bencana

3. Meminimalkan adanya gangguan thd bencana thd kegiatan rutin

4. Membatasi perluasan kerusakan dan mencegah terjadinya bencana yg lebih luas

5. Menyususn operasi alternative

6. Menyediakan jasa dan operasi pemulihan yg cepat dan lancer

7. Mencegah luka thd personel yg melakukan pemulihan

8. Mencegah kerusakan thd harta dan asset organisasi

9. Meminimalkan dampak ekonomi

10.            Menjamin kelangsungan organisasi akibat terjadi bencana

·  Tim task force bertanggung jawab mengkoordinasikan upaya pemulihan dan penanggulangan bencana , yg terdiri dari tim administrasi, penunjang, pelaksana, dan pengamanan. Ada baiknya tim yg dibentuk telah menguasai dan mengetahui : 1. Jenis dan besar kecilnya kerusakan  2. Jenis media arsip yg rusak   3. Ketersediaan SDM dan dukungan warga sekitar bencana    4. Pengetahuan minimal ttg arsip

·  Tim penanggulangan bencana:

1.     Tim administrasi → menyiapkan segala pendukung pelaksanaan dr keg pemulihan arsip mulai kebutuhan perizinan, sarana perlengkapan maupun akomodasi, tmasuk juga administrasi keuangan bagi seluruh personel

2.     Tim penunjang →tim khusus yg mempublikasikan segala kegiatan pemulihan arsip vital→ penghubung organsi dg masyarakat/pihak luar/media massa

3.     Tim pelaksana → tim inti, berkompeten dlm restorasi arsip

4.     Tim pengamanan → menjamin keamanan arsip

·  Bentuk2 metode pemulihan arsip vital :

1. Vacuum freeze drying ( VFD)→adl proses yg dilalui bahan2 arsip (kertas) utk dibekukan dan dikeringkan dlm ruang yg bersuhu tinggi. Memerlukan sarana khusus&langka, baru dimiliki 4 negara, tmasuk jepang

2. Vacuum drying→ sarana utk memroses kertas2 basah yg tdk ditempatkan dlm sebuah ruangan yg memungkinkan munculnya cairan/embun→ tdk dianjurkn

3. Freezing → proses pembekuan, digunakan utk mengurangi bahaya kerusakan akibat adanya partikel es→ tahap perantara sebelum dipindahkan ke VFD

4. Air drying → pengeringan udara, hny dpt dilakukan dlm kondisi lingkungan yg stabil shg mampu mencegah tumbuhnya lumut

·  Pemulihan arsip akibat bencana kebakaran:

1. Menggunakan alat yg digerakkan scr manual/hastawi

2. Menggunakan forklift bardaya gas bukan listrik

3. Melarang penggunaan alat pemanas(portable), mesin poto kopi, baterai, sumber api lain

4. Melarang penyimpanan bahan kimia, minyak atau cat

5. Melerang merokok/ menyediakan asbak

6. Membatasi ruang penyimpanan arsip plg sedikit 30 cm dari sumber cahaya terdekat

PERLINDUNGAN ARSIP VITAL NON KERTAS

PROTEKSI DAN PELESTARIAN ARSIP VITAL ELEKTRONIK

·  Program proteksi arsip vital elektronik memiliki problem khusus sejak awal penciptaan arsip krn terkait dg ketergantungan yg sngt tinggi thd perangkat lunak dan perangkat keras yg digunakan

·  Menurut Betty Ricks, ada bbrp langkah yg hrs ditempuh dlm rangka proteksi arsip vital elektronik:

1. Analisis penerapan computer

2. Penciptaan prosedur

3. Pemilihan lokasi computer

4. Rencana pelaksanaan

5. Uji coba

·  Berdasar media rekam yg digunakan utk menyimpan arsip elektronik dpt dibedakan mnjadi 3:

1. Media bentuk khusus → jarang digunakan lagi, cth pita kertas berlubang yg dikonversikan atau dikodekan scr digital

2. Media magnetic → lebih tahan lama krn memiliki kapasitas daya simpan yg lebih tinggi, cth:

a. Disk magnetic (harddisk, floppy disk/disket)  b. pita magnetic   c. kaset 

3. Media optic → terbuat dr lembar aluminium tipis yg diletakkan di antara 2 lapisan plastic tipis sbg pelindung. Al: CD-ROM, Erasable opticak disk( CDR), audio-CD, video-CD, photo-CD, DVD-rom

·  Bbrp metode proteksi arsip vital elektronik, al:

1. Metode rekaman data→ setiap arsip vital elektronik direkam pd bbrp media tertentu dan dilakukan scr periodic mengingat sarana apapun yg digunakan utk merekam data elektronik itu tdk tllu lama, bahkan menurut National Bureau of Standar, hny mampu menyimpan tdk lebih dr 7 tahun → back up

2. Microforms sbg sumber cadangan (bac up source) → salah satu media trbaik, masa simpan lebih lama, ruang penyimpanan terbatas

3. Perlindungan file2 EDP

·  Kerusakan arsip elektronik dpt dibedakan jadi 2 : level perangkat keras utk menyimpan data    dan level berkas arsipnya

·  Penyimpanan fisik arsip media elektronik yg ideal adl 11-12°C dan kelembaban 45-65% RH(relative humidity)

·  Reprografi → merup kegiatan penggandaan dan pengulangan sebuah dokumen, yg mencakup 3 proses dasar, yaitu

1. Copying, → reproduksi dlm besaran yg sama dg arsip aslinya

2. duplicating→ copying dlm jumlah yg banyak

3. microcopying→ penggandaan arsip dlm besaran yg lebih kecil dr ukuran aslinya, trmasuk microfilm, mikrofis

·  Tujuan reproduksi arsip audio visual:

1. Mengawetkan dan memaksimalkan kualitas gambar dan suara

2. Menentukan keamanan dan melindungi dr kehilangan isi informasi

3. Menetapkan referensi dan duplikasi dlm rangka layanan akses

4. Menghindarkan hilangnya informasi arsip krn sdah ditemukan lg bahan atau peralatan yg sesuai format

·  Trdapat 2 cara mereproduksi arsip audio visual : alih media arsip dan duplikasi(memindahkan dg media yg sama)

·  Ada 2 teknik dlm duplikasi : 1. Kopi pelestarian yg digunakan sbg suatu cara utk mengamankan arsip aslinya.   

2. Duplikasi yg merupakan kopi utk digunakan dlm rangka penggandaan bagi pengguna

·  Kejahatan elektronik yg tdk menimbulkan bekas scr fisik adl pencurian informasi dan peng copyan

MANUAL PENGELOLAAN ARSIP VITAL

·  Manual atau pedoman, → prosedur yg standar thd pengelolaan pekerjaan, atau petunjuk pelaksanaan atau petunjuk teknis, buku pegangan(hand book)

·  Manual berfungsi sbg arahan atau petunjuk utk melaksanakan pekerjaan, khususnya pekerjaan did lm mengelola arsip vital

·  Manual pengelolaan arsip vital mencakup informasi2:

1. Penanggung jawab program arsip vital

2. Instruksi dan prosedur pengidentifikasian arsip vital

3. Metode perlindungan dan penyimpanan lokasi arsip vital

4. Metode penyimpanan dan penemuan kembali

5. Instruksi dan prosedur pemindahan arsip vital

6. Instruksi dan prosedur pemusnahan

7. Formulir yg digunakan dlm program arsip vital

8. Jadwal retensi arsip vital

·  Adanya panduan/manual ini diharapkan dpt mengurangi kesalahan dlm pengelolaan arsip vital, terutama dlm melakukan perlindungan, dimulai sejak identifikasi arsip vital, penentuan lokasi simpan, prosedur pemindahan, penggunaan jadwal retensi arsip vital, pemusnahan, sampai  akses informasi arsip vital

·  Ketentuan persyaratan manual arsip vital:

1. Bahsa yg digunakan bersifat teknis operasional

2. Bahasa singkat, jelas, dan mudah dipahami

3. Didukung dg alur kegiatan/ flow chart dan gambar

4. Disusun dlm jmlah minimal(tdk tlu tebal), namun isisnya menyeluruh materi yg dibahas

·  Informasi yg tercantum dlm manual:

1. Penanggung jawab program arsip vital

2. Instruksi prosedur pengidentifikasian arsip vital

3. Metode perlindungan dan penyimpanan lokasi arsip vital

4. Metode peminjaman dan penemuan kembai

5. Instruksi dan prosedur pemindahan arsip vital sesuai jadwal retensi

6. Istruksi dan prosedur pemusnahan

7. Formulir yg digunakan dlm program arsip vital

8. Jadwal retensi arsip vital

·  Penanggung jawab program arsip vital adl Kepala Unit Kearsipan (records Manajer), dg tugas pokok mengendalikan scra keseluruhan proses pengelolaan arsip vital yg berlangsung did lm suatu organisasi mulai dr pengidentifikasian, penyususnan metode perlindungan, penyiapan peminjaman dan penemuan kembali arsip vital, perumusan dan penyusunan retensi arsip vital, penetapan pemindahan dan pemusnahan arsip vital dlm suatu organisasi scr efektif dan efisien